ERPはなぜ必要とされるのか?

現在、ERPは大企業だけでなく中小企業でも当たり前のように導入されており、ビジネスプロセスにおいて重量な役割を果たしています。
今回の記事では、ERPとして知られる集中型情報システムの必要性を初心者にも分かりやすく説明します。

1.なぜERPは必要とされるのか?

ERPの必要性を理解するために、まず一般的な業務プロセスを見てみましょう。

ERPの必要性 業務プロセス

上の図は一般的な業務プロセスを表したものです。とても複雑に見えますが、受注から売上処理まで下記のような手順で行われます。

①顧客から注文を受けた営業部門は在庫管理部門に製品の在庫を確認する。
②在庫がない場合、営業は生産管理部門に製造を依頼する。
③生産管理部門は製造するための原材料の在庫を在庫管理部門に確認する。
④原材料が在庫切れの場合、生産管理部門はベンダーから原材料を購入する。
⑤原材料が入手できたら、生産管理部門は生産のために原材料を製造部門に送る。
⑥製造部門で完成したら、製品を営業へ送る。
⑦営業は製品の販売による利益を経理部門に報告する。
⑧製造チームはベンダーに支払う原材料費を経理部門に報告する。
⑨最後にすべての部門が人事部に人件費や問題を報告する。

 

このように、企業には数多くの部門や事業部が存在します。これらの部門はつねに連絡を取り合い、データを交換しています。したがって、あらゆる組織を成功に導く鍵は効率的なコミュニケーションとデータ交換にあります

2.エンタープライズシステムのタイプ: 分散型と集中型

ERPの必要性を理解するために、ERPと対照的な分散型システムと比較しましょう。コミュニケーションやデータ交換の方法に着目した場合、エンタープライズシステムは次のように分類できます。

2-1.分散型システム

このシステムの場合、第1項のビジネスプロセスの中で、データは各部門のローカルに保存されています。通常、部門は他の部門のデータにアクセスすることはできません。ここで特に問題になるのは、緊急に製品を必要とするケースです。営業は在庫管理部門の情報をリアルタイムに得ることができないため、製品の在庫確認に時間がかかります。在庫確認に時間がかかりすぎると、顧客は別のベンダーを選択するでしょう。これは、収益の損失と顧客の不満につながります。

製品の在庫がなく、営業が生産管理部門に連絡を取り、製品の製造を依頼するとします。生産管理部門は在庫管理部門に原材料の在庫をチェックします。このようにして原材料情報は生産管理部門と在庫管理部門によって別々に保存されます。したがって、データのメンテナンスコストが上昇します。データが二重管理されることによって、必要な原材料は倉庫にあるにもかかわらず、ベンダーから原材料を買ってしまうといった無駄が発生する可能性があります。このようにして原材料と在庫管理のコストが上昇します。

問題は他の部門にも発生します。緊急に製品を必要とすることを、製造部門は突然知らされるた、人手不足に陥ります。緊急かつ一時的な人材採用は、単価の高い派遣社員を雇うことで人件費が通常よりも高くなるでしょう。また、緊急時は生産管理部門は購入した資材の財務記録漏れがおこる可能性もあります。経理部はベンダーが設定した通常道理の支払期限に合わせることが出来ず、支払いがされなかった場合、会社の評判が下がったり、法的措置をとられたりする可能性もあります。

まとめると、分散型システムの問題点は次のようになります。
・多数の情報システムが別々のタイミングで個別に開発されるので、メンテナンスが難しい。
・部門間でデータを統合するのにに時間と費用がかかる。
・データの不整合と重複
・タイムリーな情報が不足することにより顧客の不満と収益の損失、評判の低下につながる
・材料費、在庫管理費、人件費が余計にかかる

 

2-3.集中型システム

分散型システムの問題点を解決するために必要とされるのがERPと呼ばれる集中型システムです。データは中央で管理され、様々な部門と共有されます。部門は他の部門のデータにアクセスすることができます。では、集中型システムはどのようにして分散型システムの問題を克服しているのでしょうか。業務プロセス使って見てきましょう。

ERPの必要性 集中型システム

このケースは、全ての部門が中央のシステムに情報をアップデートします。顧客から緊急に製品を購入したいという依頼があったときでも、営業は在庫管理部門からリアルタイムの情報を得ることができるため、迅速な対応が可能になり、収益と顧客満足の向上につながります。製造部門、在庫管理部門にとってもデータの重複が回避され、正確なデータが利用可能になります。人事部は必要な労働力が事前に分かるため、優秀な候補者を適切な価格で採用することができ、無駄な人件費を削減することができます。また、ベンダーは集中管理されたエンタープライズシステムに請求書を直接送信できます。経理部もリアルタイムで必要な情報を得ることができるので、緊急の受注であってもベンダーへの支払いを素早く行うことができるでしょう。

まとめると、集中管理システムERPの利点は次のようになります。
・データの重複、不連続性、余剰性を排除
・リアルタイムで部門全体に情報を共有できる
・ さまざまなビジネスプロセスを制御できる
・生産性向上、在庫管理の改善、品質の向上、材料費の削減、効果的な人材管理、間接費削減による利益の増加

・顧客とのやりとりの改善、処理能力の向上、顧客サービスの向上

3.最後に

集中型システムERPの主な利点は、データの重複を排除することだけでなく、生産性の向上、顧客満足度向上にも繋がることです。以上の理由から、集中型エンタープライズシステム(ERP)は大企業だけでなく中小企業においても必要とされています。

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